Description de poste
Titre du poste : Adjointe à la direction
Nom du supérieur immédiat : Directeur général
Sommaire de la fonction
Le titulaire de ce poste aura à fournir les services administratifs et de secrétariat requis par le président et la directrice générale.
Description des tâches
- Coordonne l’agenda du président et de la directrice générale;
- Gère les réunions, les appels conférences et les rencontres avec les clients (réserver les installations, s’assurer d’obtenir des repas, de l’équipement, les documents, les informations, assurer le suivi des questions traitées, effectuer la coordination des invités et autres exigences connexes);
- Prépare des présentations Powerpoint ainsi que des tableaux et rapports sur Excel;
- Faire la mise en page de documents techniques et de rapports;
- Rédige la correspondance (lettres, communiqués, courriels, compte-rendu de réunions);
- Gère les déplacements professionnels (détails logistiques, à savoir les itinéraires, les billets, la location de voiture, documents de voyage, hébergement, réservation de restaurants, etc.);
- Gère les dossiers spéciaux;
- Assiste le président et la directrice générale dans toutes autres tâches administratives;
- Effectue toutes autres tâches connexes demandées par la direction.
Conditions de travail
- Heures de travail : 31 h;
- Horaire de travail : Du lundi au jeudi de 9h à 17h et vendredi de 9h à 12h;
- Heure du dîner : 12h à 13h;
- Assurance collective;
- Formations offertes au besoin.
Formation et expérience requise
- DEP (Diplôme d’études professionnelles) en secrétariat et comptabilité ou toute autre discipline appropriée;
- Équivalent en expérience et en formation pourra être considéré;
- 1 à 2 années d’expériences dans un poste similaire.
Compétences et qualités recherchées
- Excellente maîtrise des logiciels de la suites Office et d’un serveur. La maîtrise du logiciel Acomba serait un atout;
- Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
- Maîtrise de la langue anglaise serait un atout;
- Niveau de professionnalisme élevé, de confidentialité ainsi que de solides compétences interpersonnelles;
- Minutie, précision et souci du détail;
- Capacité à résoudre des problèmes;
- Excellent jugement et bonne gestion des priorités;
- Débrouillardise et esprit d’initiative;
- Sens des responsabilités et de l’organisation;
- Leadership, dynamisme et esprit d’équipe.
