Description de poste

Titre du poste : Commis de bureau / Soutien de bureau
Nom du supérieur immédiat : Directeur général

Sommaire de la fonction

Le commis de bureau effectue des tâches administratives quotidiennes et soutient le personnel de bureau.

Description des tâches

• Trie et classe les documents papier et numérique, de façon régulière, selon le système de classement établi;
• Trouve et récupère des documents papier et numérique demandés par les membres de l’équipe et les expédient par courrier ou courriel si nécessaire;
• Rédige de la correspondance, des formulaires et divers documents et effectue le suivi nécessaire;
• Envoie et reçoit des messages et des documents au moyen d’un télécopieur ou du courrier électronique;
• Tient l’inventaire des fournitures de bureau, prépare les commandes de fournitures au besoin et veille à ce que l’entretien de l’équipement de bureau soit effectué;
• Procède à la mise à jour de différents documents et bases de données;
• Compile, s’il y a lieu, des données, des statistiques et d’autres renseignements, afin d’appuyer les activités de recherche;
• Effectue toutes autres tâches connexes demandées par la direction.

Conditions de travail

• Heures de travail selon les besoins;
• Horaire de travail : Du lundi au vendredi de 8h à 17h;
• Heure du dîner : 12h à 13h;
• Assurance collective;
• Formations offertes au besoin.

Formation et expérience requise

• DEP (Diplôme d’études professionnelles) en secrétariat;
• L’équivalent en expérience et en formation pourra être considéré.

Compétences et qualités recherchées

• Excellente maîtrise des outils informatiques, d’un serveur et des logiciels de la suite Office. La maîtrise du logiciel Acomba serait un atout;
• Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
• Maîtrise de la langue anglaise (un atout).
• Minutie, précision et souci du détail;
• Débrouillardise et esprit d’initiative;
• Tact et diplomatie;
• Honnêteté et discrétion;
• Sens des responsabilités et de l’organisation;
• Bonnes aptitudes en communication verbale et écrite;
• Dynamisme et esprit d’équipe.