Description de poste
Titre du poste : Commis de bureau / Soutien de bureau
Nom du supérieur immédiat : Directeur général
Sommaire de la fonction
Le commis de bureau effectue des tâches administratives quotidiennes et soutient le personnel de bureau.
Description des tâches
- Trie et classe les documents papier et numérique, de façon régulière, selon le système de classement établi;
- Trouve et récupère des documents papier et numérique demandés par les membres de l’équipe et les expédient par courrier ou courriel si nécessaire;
- Rédige de la correspondance, des formulaires et divers documents et effectue le suivi nécessaire;
- Envoie et reçoit des messages et des documents au moyen d’un télécopieur ou du courrier électronique;
- Tient l’inventaire des fournitures de bureau, prépare les commandes de fournitures au besoin et veille à ce que l’entretien de l’équipement de bureau soit effectué;
- Procède à la mise à jour de différents documents et bases de données;
- Compile, s’il y a lieu, des données, des statistiques et d’autres renseignements, afin d’appuyer les activités de recherche;
- Effectue toutes autres tâches connexes demandées par la direction.
Conditions de travail
- Heures de travail selon les besoins;
- Horaire de travail : Du lundi au vendredi de 8h à 17h;
- Heure du dîner : 12h à 13h;
- Assurance collective;
- Formations offertes au besoin.
Formation et expérience requise
- DEP (Diplôme d’études professionnelles) en secrétariat;
- L’équivalent en expérience et en formation pourra être considéré.
Compétences et qualités recherchées
- Excellente maîtrise des outils informatiques, d’un serveur et des logiciels de la suite Office. La maîtrise du logiciel Acomba serait un atout;
- Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
- Maîtrise de la langue anglaise (un atout).
- Minutie, précision et souci du détail;
- Débrouillardise et esprit d’initiative;
- Tact et diplomatie;
- Honnêteté et discrétion;
- Sens des responsabilités et de l’organisation;
- Bonnes aptitudes en communication verbale et écrite;
- Dynamisme et esprit d’équipe.