Commis de bureau / Soutien de bureau

Description de poste


Titre du poste : Commis de bureau / Soutien de bureau
Nom du supérieur immédiat : Directeur général

Sommaire de la fonction

Le commis de bureau effectue des tâches administratives quotidiennes et soutient le personnel de bureau.

Description des tâches

  • Trie et classe les documents papier et numérique, de façon régulière, selon le système de classement établi;
  • Trouve et récupère des documents papier et numérique demandés par les membres de l’équipe et les expédient par courrier ou courriel si nécessaire;
  • Rédige de la correspondance, des formulaires et divers documents et effectue le suivi nécessaire;
  • Envoie et reçoit des messages et des documents au moyen d’un télécopieur ou du courrier électronique;
  • Tient l’inventaire des fournitures de bureau, prépare les commandes de fournitures au besoin et veille à ce que l’entretien de l’équipement de bureau soit effectué;
  • Procède à la mise à jour de différents documents et bases de données;
  • Compile, s’il y a lieu, des données, des statistiques et d’autres renseignements, afin d’appuyer les activités de recherche;
  • Effectue toutes autres tâches connexes demandées par la direction.

Conditions de travail

  • Heures de travail selon les besoins;
  • Horaire de travail : Du lundi au vendredi de 8h à 17h;
  • Heure du dîner : 12h à 13h;
  • Assurance collective;
  • Formations offertes au besoin.

Formation et expérience requise

  • DEP (Diplôme d’études professionnelles) en secrétariat;
  • L’équivalent en expérience et en formation pourra être considéré.

Compétences et qualités recherchées

  • Excellente maîtrise des outils informatiques, d’un serveur et des logiciels de la suite Office. La maîtrise du logiciel Acomba serait un atout;
  • Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
  • Maîtrise de la langue anglaise (un atout).
  • Minutie, précision et souci du détail;
  • Débrouillardise et esprit d’initiative;
  • Tact et diplomatie;
  • Honnêteté et discrétion;
  • Sens des responsabilités et de l’organisation;
  • Bonnes aptitudes en communication verbale et écrite;
  • Dynamisme et esprit d’équipe.