Réceptionniste / Adjoint administratif

Description de poste


Titre du poste : Réceptionniste / Adjoint administratif
Nom du supérieur immédiat : Directeur général

Sommaire de la fonction

L’adjointe administrative effectue des tâches administratives quotidiennes et fournit un support aux gestionnaires en place.

Description des tâches

  • Assure la réception des appels téléphoniques et l’accueil des visiteurs et doit être en mesure de répondre aux demandes rapidement;
  • Tiens à jour l’agenda électronique générale et attribue les rendez-vous;
  • Gère les services administratifs relatifs à la vérification de l’inventaire et aux commandes de matériel et fournitures en s’assurant d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix dans les délais requis;
  • Rédige divers documents, lettres et rapports demandés par les membres de l’équipe;
  • Participe à l’élaboration de politiques de gestion interne et procède à la mise à jour de différents documents;
  • Effectue le classement de façon régulière;
  • Demeure informée des activités opérationnelles de l’entreprise et assure la transmission de l’information pertinente;
  • Recevoir, trier et faire le suivi du courrier, des courriels, des messages téléphoniques et des commandes;
  • Programme le système téléphonique et s’assurer de son bon fonctionnement;
  • Effectue toutes autres tâches connexes demandées par la direction.

Conditions de travail

  • Heures de travail en haute saison : 40 h;
  • Heures de travail en basse saison : 35 h;
  • Horaire de travail en haute saison : Du lundi au vendredi de 8h à 17h;
  • Horaire de travail en basse saison : Du lundi au jeudi de 8h à 17h et vendredi de 8h à 12h;
  • Heure du dîner : 12h à 13h;
  • Assurance collective;
  • Formations offertes au besoin.

Formation et expérience requise

  • DEP (Diplôme d’études professionnelles) en secrétariat et en comptabilité;
  • L’équivalent en expérience et en formation pourra être considéré;
  • 1-2 années d’expérience dans un poste similaire.

Compétences et qualités recherchées

  • Maîtrise des logiciels de la suite Office et Acomba construction;
  • Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
  • Maîtrise de la langue anglaise (un atout);
  • Minutie, précision et souci du détail;
  • Capacité à résoudre des problèmes;
  • Débrouillardise et esprit d’initiative;
  • Tact et diplomatie;
  • Honnêteté et discrétion;
  • Sens des responsabilités et de l’organisation;
  • Excellentes aptitudes en communication verbale et écrite;
  • Leadership, dynamisme et esprit d’équipe.