Description de poste
Titre du poste : Réceptionniste / Adjoint administratif
Nom du supérieur immédiat : Directeur général
Sommaire de la fonction
L’adjointe administrative effectue des tâches administratives quotidiennes et fournit un support aux gestionnaires en place.
Description des tâches
- Assure la réception des appels téléphoniques et l’accueil des visiteurs et doit être en mesure de répondre aux demandes rapidement;
- Tiens à jour l’agenda électronique générale et attribue les rendez-vous;
- Gère les services administratifs relatifs à la vérification de l’inventaire et aux commandes de matériel et fournitures en s’assurant d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix dans les délais requis;
- Rédige divers documents, lettres et rapports demandés par les membres de l’équipe;
- Participe à l’élaboration de politiques de gestion interne et procède à la mise à jour de différents documents;
- Effectue le classement de façon régulière;
- Demeure informée des activités opérationnelles de l’entreprise et assure la transmission de l’information pertinente;
- Recevoir, trier et faire le suivi du courrier, des courriels, des messages téléphoniques et des commandes;
- Programme le système téléphonique et s’assurer de son bon fonctionnement;
- Effectue toutes autres tâches connexes demandées par la direction.
Conditions de travail
- Heures de travail en haute saison : 40 h;
- Heures de travail en basse saison : 35 h;
- Horaire de travail en haute saison : Du lundi au vendredi de 8h à 17h;
- Horaire de travail en basse saison : Du lundi au jeudi de 8h à 17h et vendredi de 8h à 12h;
- Heure du dîner : 12h à 13h;
- Assurance collective;
- Formations offertes au besoin.
Formation et expérience requise
- DEP (Diplôme d’études professionnelles) en secrétariat et en comptabilité;
- L’équivalent en expérience et en formation pourra être considéré;
- 1-2 années d’expérience dans un poste similaire.
Compétences et qualités recherchées
- Maîtrise des logiciels de la suite Office et Acomba construction;
- Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
- Maîtrise de la langue anglaise (un atout);
- Minutie, précision et souci du détail;
- Capacité à résoudre des problèmes;
- Débrouillardise et esprit d’initiative;
- Tact et diplomatie;
- Honnêteté et discrétion;
- Sens des responsabilités et de l’organisation;
- Excellentes aptitudes en communication verbale et écrite;
- Leadership, dynamisme et esprit d’équipe.
*Le masculin a été utilisé dans le seul but d’alléger le texte.
